従業員のコミュニケーションが上手くいくと共感意識が出てきて助け合いができるようになります。

 

その結果、生産性が向上して業績が上がります。

 

しかし、残念なことに従業員のコミュニケーションの円滑化に力を注いでいない企業もたくさんあります。

 

そのような企業では、生産性が上がらず業績も上がらない、離職率が高いなど企業運営に好ましくない影響が出ています。

 

今回は、コミュニケーションがなぜ必要か、コミュニケーションがよくなればどうなるのか、コミュニケーションの改善方法について説明します。

 

 

社内コミュニケーションとは

 

社内コミュニケーションとは、日常的に行われている会話や情報交換、情報共有だけではなく、何気ない雑談もこれに該当します。

 

何気ない会話の中から人柄を知り、交流が生まれることで新しいアイデアの創出につながるようになります。

 

コミュニケーションが活発化すると、少々の嫌なことも聞き流せるようになり、ハラスメントなどの問題も減少します。

 

 

社内コミュニケーションが必要な理由

 

コミュニケーションは、会社だけではなく社会生活を営む上で必要不可欠なものです。

 

コミュニケーションを取ることで、人間関係が育まれ意思の疎通ができるようになるので、お互いが助け合うことができるようになります。

 

もちろん、社内においてもコミュニケーションは必要です。

 

同僚間だけではなく、先輩後輩、上司部下、社長と社員の間にもコミュニケーションは必要です。

 

コミュニケーションが上手く取れていなければ、従業員間の助け合いもありませんし、お客様に対しての対応もいい加減なものになってしまいます。

 

こうなると生産性は上がらず、業績も上がることはありません。

 

 

 

社内でのコミュニケーションが不足するとどのような弊害があるのでしょうか？

 

主には

・人間関係による離職率の増加

・仕事の質の低下

・ミス、トラブルの増加

 

が起こります。

 

人間関係による離職率の増加

 

コミュニケーションが不足するとお互いのことがよくわからず、些細なことでも反発が起き信頼関係を築くことができなくなります。

 

その結果、「あの人はどうも…」「あの上司にはついていけない」などの不満が溜まり、ついには「辞めます」になってしまいます。

 

仕事の質の低下

 

コミュニケーションが取れないということは、報連相もできていないことになります。

 

仕事上の大切なことも報連相がないと上手くいきません。

 

こうなると仕事の質は、低下してお客さまにも迷惑をかけることになりかねません。

 

ミス、トラブルの増加

 

コミュニケーション不足によるミスやトラブルも増加します。

 

「そのことは伝えました。」

 

「いや、聞いていない」

 

ということも頻繁に起き責任の擦り付け合いになりかねません。

 

 

社内コミュニケーションが取れない理由

 

では、なぜ社内コミュニケーションが取れないのでしょうか？

 

・連絡事項の伝え方

・飲み会の減少

・コミュニケーションを重視しない社風

・オンライン化

・オフィス構造

 

 連絡事項の伝え方

 

伝わり方は人によって様々です。

 

どんな人にでも、同じ伝え方をすると伝わる人と伝わらない人が出てきます。

 

このことは後述する「社内コミュニケーション改善方法」で説明します。

 

飲み会の減少

 

一昔前は「飲みにケーション」ともいわれるくらい、従業員間の飲み会がありました。

 

ところが、今の若い世代は、「会社の人と飲むよりは自分の時間を大切にしたい」と考える人が多く、上司や先輩も部下や後輩を誘って飲みに行かなくなりました。

 

コミュニケーションを重視しない社風

 

「仕事さえすればいい」という考えの会社もあります。

 

このような会社では、従業員間のコミュニケーションは取れず、それぞれが、決められた仕事を淡々とこなすようになっています。

 

これでは、従業員にやりがいや楽しさも芽生えず、人が頻繁に変わるようになります。

 

オンライン化

 

コロナウィルスにより働き方も大きく変わりました。

 

オンライン化が進み、在宅で仕事をせざるを得ない状況になりました。

 

社内で顔を合わせれば声も掛け合いますが、会わないとなるとコミュニケーションは希薄になります。

 

オフィス構造

 

オフィスの構造もコミュニケーションと大いに関係があります。

 

部署ごとに壁やパーテンションで区切られていれば、隣の部署の人と顔を合わすことも少なくなるので、話をするということも少なくなります。

 

その結果、「隣は何をする人ぞ」になってしまい、同じ会社で働いているにもかかわらず、別の会社の人のようになってしまいます。

 

 

 

コミュニケーションは取れていると思う勘違い

 

コミュニケーションを取ることは大切なことという認識があるにもかかわらず、コミュニケーション不足の企業は多々あります。

 

要するに「コミュニケーションはできている」と思っているのです。

 

コミュニケーションを取るということは、相手の意図することを理解することができて初めてコミュニケーションが取れていることになります。

 

ある仕事も依頼があって、スタッフに仕事を頼みました。

 

「納期は〇月〇日にお客様に提出だから□日までに頼みますね」と伝えたのですが、出来上がってきたのが〇月〇日の午前中でした。

 

事前にチェックもしたかったので□日までにと伝えたことが抜けていて、〇月〇日の午前中になってしまいました。

 

これもコミュニケーション不足の一例です。

 

社内コミュニケーションがもたらすメリット

 

社内コミュニケーションが上手くいくと計り知れないメリットがあります。

 

・従業員の生産性が向上する

・ストレスが軽減される

・離職率が低下する

・顧客満足度が向上する

 

従業員の生産性が向上する

 

コミュニケーションが上手くいくようになるとお互いが相談しやすくなるので、問題が起きた時の解決が早くなります。また、企画段階での打ち合わせも気軽にできるようになるので、提案内容が充実します。

 

このようなことが、頻繁に起きるようになるので従業員の生産性が高まります。

 

ストレスが軽減される

 

コミニケーションが円滑化することで、お互いの人柄を知ることができるようになり、職場での悩みや私生活などでも相談することができるようになるので、一人でため込まずにストレスが軽減されます。

 

離職率が低下する

 

コミュニケーションが円滑化することで、従業員同士が親しくなります。これが、離職率の低下につながります。

 

顧客満足度が向上する

 

従業員間での報連相もスムーズになるので、業務がスムーズに行われるようになります。

 

これが、顧客満足度アップにつながります。

 

 

 

社内コミュニケーション改善方法

 

どのようにすればコミュニケーションが上手くいくのでしょうか？

 

それには、人の個性を知ることです。

 

個性を知るには外部に委託して従業員の個性を分析することです。

 

個性がわかれば、相手にストレスにかからないコミュニケーションを取ることができるようになります。

 

その一例を紹介します。

 

・仕事の依頼の仕方

・リレーション

・報告する順番

・仕事の適正

 

仕事の依頼の仕方

 

部下に仕事を依頼する場合も個性を知ることでストレスのかからないようにすることができます。

 

例えば、明日の午後、クライアントに提出しなければならない提案を営業マンがお昼に持って帰ってきたとしたときに、これをどのタイプの人に頼めばストレスがかからないでしょうか？

 

この場合は2つのタイプがあって「目標指向型」「状況対応型」です。

 

目標指向型は、一日の仕事のスケジュールを時間枠で決めているタイプです。状況対応型は、一日の仕事のスケジュールは決めているが、もし残れば、明日でもいいと考えるタイプです。

 

先の急な仕事の場合は、状況対応型の人に仕事を頼めば、ストレスなく「いいですよ」と気軽に引き受けてくれます。

 

目標指向型に頼めば「何を優先すればよいのですか？」という言葉が返ってきたり、嫌な顔をされます。これがストレスです。

 

依頼している方は悪気はないのですが、知らず知らずにストレスをかけています。

 

これが重なると「辞めます」と離職につながるのです。

 

コミュニケーションとは、言葉のキャッチボールができればよいというわけではありません。

 

リレーション

 

Aさん・Bさん2人の部下に話をした場合、Ａさんはよくわかっているようだが、Ｂさんはあまり理解していないように感じる。

 

このような経験は誰でもあるはずです。

 

人には基本3つのタイプがあって、これらのタイプはじゃんけんになっています。

 

あいこ・勝ち・負けです。

 

あなたから見て話を理解しているのは、あたたと同じタイプ（あいこ）か勝つタイプです。話を理解していないのは負けるタイプです。

 

じゃんけんに負けるタイプの人には、話がよく通って50％、通常は20～30％といわれます。

 

じゃんけんに負けるタイプには、普段の話し方ではなく、質問型コーチングを使って、相手にしゃべらせて理解を深めるやり方をすると理解できやすくなります。

 

報告するときの話す順番

 

部下の報告を聞いているときに「イラ」とすることはありませんか？

 

これは、タイプにより話の何に重きをおくのかが違うからです。

 

理性タイプ（Ａ）は、話の経過が大切なので、結論は最後

比較タイプ（Ｂ）は、結論を先に聞いてから経過を聞く

感性タイプ（Ｃ）は、結論が先で、経過が後ですが、ポイントのみ。

 

話の経過が大切なＡさんがＢさんに報告をすると、Ｂさんは、早く結論をと思いながらイライラして話を聞いています。ＡさんはＢさんにじゃんけんで勝つタイプなのでＢさんは、イラとしながらも聞くしかないのです。

 

ＡさんがＣさんに報告をした場合は、話の腰を折られて「結論は」と詰め寄られます。Ａさんは、Ｃさんにじゃんけんで負けるタイプだからです。

 

このようにタイプを知っていれば、聞く側も余裕をもって聞けます。報告側もタイプに合わせた報告をすることができるので、お互いストレスがなくなります。

 

仕事の適正

 

仕事の適正は4つのタイプに分かれます。

 

現場型のイノベータータイプ、ネゴシエイタータイプ。非現場型のプロデューサータイプとプランナータイプ。

 

イノベータータイプは、新規開拓が得意。ネゴシエータータイプは、クライアントのお守りが得意。

 

プロデューサータイプは、全体を見まわして指揮を執るのが得意。プランナータイプは、参謀的に企画を立てるのが得意。

 

このような適正に合わせて仕事の割り振りをすれば、生産性も上がります。

 

 

タイプを分析して個性を知ると従業員間のコミュニケーションが、会話だけではなく本当の意味でのコミュニケーションが取れるようになります。

 

 

まとめ

 

従業員のコミュニケーションは、仕事をする上でとても大切です。

 

これができていないと従業員のまとまりがなくなり、生産性は落ちてしまいます。

 

営業マンに「新規を取ってこい」とハッパをかけるよりもコミュニケーションを円滑化させた方が生産性は上がります。

 

本当のコミュニケーションを取るためには、個性分析を依頼して従業員個々のタイプを知ることです。

 

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